【2026年版】人事担当者必見！算定基礎届の書き方・提出方法を徹底解説

2026/07/02

「7月1日が近づいてきたけど、算定基礎届ってどう書けばいいんだっけ…？」

人事・総務担当者の皆様、毎年の社会保険手続きで、この時期にそんな不安を感じていませんか？算定基礎届は、従業員の社会保険料の基となる「標準報酬月額」を決定する、非常に重要な書類です。提出期限は毎年7月1日から7月10日までのわずか10日間。この期間を過ぎると、ペナルティの対象となる可能性も。特に、初めて算定基礎届の作成・提出を担当される方にとっては、報酬の定義や計算方法、提出書類の書き方など、疑問や不安がたくさんあることでしょう。

この記事では、2026年の最新情報に基づき、人事担当者の皆様が算定基礎届を「正確に」「漏れなく」「期限内に」作成・提出できるよう、その基本から具体的な書き方、注意点、提出方法までを、初心者の方にも分かりやすく徹底解説します。この記事を読めば、算定基礎届に関する不安は解消され、自信を持って業務を遂行できるようになります。さあ、一緒に社会保険手続きのマスターを目指しましょう！

1. 算定基礎届とは？人事担当者が知っておくべき基本とその重要性

算定基礎届の定義と目的

算定基礎届とは、従業員の社会保険料（健康保険料・厚生年金保険料）の計算の基礎となる「標準報酬月額」を決定するために、事業主が日本年金機構へ提出する書類です。毎年7月1日現在で雇用している全ての被保険者について、4月、5月、6月の3ヶ月間に支払われた報酬の平均額を届け出ます。これにより、その年の9月から翌年8月までの標準報酬月額が決定され、適正な社会保険料が徴収されることになります。

なぜ算定基礎届が必要なのか？社会保険料と保険給付への影響

算定基礎届が必要とされる理由は、従業員に支払われる報酬は毎月変動するため、社会保険料を計算する基準となる報酬額を年に一度見直す必要があるからです。この見直しによって決定される「標準報酬月額」は、単に毎月の社会保険料の金額を決定するだけでなく、将来受け取る年金額や、病気やケガで休業した際に支給される傷病手当金、出産時に支給される出産手当金などの保険給付額にも直接影響を与えます。そのため、正確な算定基礎届の提出は、従業員の社会保障を適正に保障する上で極めて重要となります。

2026年時点での提出時期と対象者

算定基礎届は、毎年決まった時期に提出が義務付けられています。

提出時期: 毎年7月1日から7月10日までこの期間中に、前年7月から当年6月までの間に支払われた報酬に基づいて作成し、提出します。
対象者: 原則として、毎年7月1日現在で雇用している全ての健康保険・厚生年金保険の被保険者が対象となります。具体的には、正社員、パート、アルバイトなど、名称にかかわらず社会保険に加入している全ての従業員が含まれます。
提出が不要となる例外: ただし、以下のいずれかに該当する従業員については、算定基礎届の提出は不要です。
- 6月1日以降に資格取得した被保険者
- 7月1日現在で育児休業中または産前産後休業中の被保険者
- 7月1日現在で定時決定を待たずに「月額変更届」によって標準報酬月額が決定される被保険者（継続して3ヶ月以上の報酬変動があった場合など）
- 短期被保険者、任意継続被保険者

2. 算定基礎届の作成手順：初心者でもわかるステップバイステップガイド

算定基礎届の作成は、いくつかのステップを踏むことで正確に進められます。ここでは、人事担当者の方が迷わず手続きを進められるよう、具体的な手順をステップバイステップで解説していきます。

対象者の確認と準備

まず、算定基礎届の提出対象となる従業員を確認し、必要な書類を準備しましょう。算定基礎届は、毎年7月1日現在で会社に在籍している健康保険・厚生年金保険の被保険者全員（70歳以上被用者を含む）について提出が必要です。

具体的には、以下の準備を進めてください。

対象者のリストアップ: 7月1日時点の被保険者全員を漏れなくリストアップします。
必要な書類の準備: 賃金台帳、出勤簿（タイムカード）、雇用契約書、給与明細書など、4月・5月・6月に支払われた報酬額と勤務日数を確認できる書類を手元に用意しましょう。

算定対象となる「報酬」の範囲を正確に把握する

算定基礎届で最も重要なのが、「報酬」の範囲を正確に理解することです。社会保険における報酬とは、労働の対償として会社から現金または現物で支給されるすべてのものを指します。これには基本給だけでなく、さまざまな手当や残業代なども含まれます。

算定対象となる報酬と、対象とならない報酬の主な例は以下の通りです。

算定対象となる報酬の例

基本給: 月給、週給、日給など、名称を問わず基本的な賃金
各種手当: 役職手当、通勤手当、住宅手当、家族手当、単身赴任手当、地域手当、資格手当、皆勤手当、精勤手当など
残業代: 時間外勤務手当、休日出勤手当、深夜勤務手当など
インセンティブ・歩合給: 営業手当、報奨金など、毎月支払われる性質のもの
現物支給: 食事、社宅、被服など、労働の対償として継続的に支給されるもの（評価額を報酬に含めます）

算定対象外となる報酬の例

賞与（ボーナス）: 年3回以下の支給で、名称を問わず一時的に支給されるもの（ただし、年4回以上支給される場合は報酬とみなされます）
結婚祝金・出産祝金: 慶弔金など、一時的な恩恵として支給されるもの
見舞金: 災害見舞金など
出張旅費・宿泊費: 実費弁償的なもの
大入り袋: 臨時に支給されるもの
財産形成貯蓄の事業主拠出金
解雇予告手当

これらの報酬の範囲を正しく理解することが、正確な標準報酬月額の決定につながります。

4月・5月・6月の3ヶ月間の総報酬月額を集計する

対象となる報酬の範囲を把握したら、次に4月、5月、6月の3ヶ月間に支払われた総報酬月額を集計します。ここで重要なのは、「支払われた月」を基準にすることです。例えば、3月分の給与が4月に支払われた場合は、4月分の報酬として集計します。

集計の際には、以下の点に注意しましょう。

対象期間: 4月1日から6月30日までの間に支払いが確定した報酬を集計します。
支払基礎日数: 各月の報酬支払い基礎日数（給与計算の対象となった日数）も確認し、記録しておきましょう。これは、算定基礎届の記載に必要となります。

平均報酬月額の算出方法

4月・5月・6月の3ヶ月間の総報酬月額が集計できたら、その合計額を3で割って平均報酬月額を算出します。

計算式: （4月支払報酬額＋ 5月支払報酬額＋ 6月支払報酬額） ÷ 3 ＝平均報酬月額

この平均報酬月額が、標準報酬月額を決定するための基礎となります。

標準報酬月額等級表の見方と標準報酬月額の決定

算出した平均報酬月額を基に、標準報酬月額等級表（健康保険・厚生年金保険）に当てはめて標準報酬月額を決定します。

標準報酬月額等級表は、報酬月額を一定の幅で区切った「等級」と、それぞれの等級に定められた「標準報酬月額」で構成されています。

等級表の確認: 日本年金機構のウェブサイトなどで最新の標準報酬月額等級表を確認します。
当てはめ: 算出した平均報酬月額が、等級表のどの報酬月額の範囲に当てはまるかを確認します。
標準報酬月額の決定: 当てはまった等級に定められている標準報酬月額が、その従業員の新たな標準報酬月額となります。

例えば、平均報酬月額が295,000円だった場合、等級表で「290,000円～310,000円」の範囲に該当すれば、その範囲の標準報酬月額（例：300,000円）が適用される、といった流れです。この決定された標準報酬月額が、その年の9月から翌年8月までの社会保険料の計算基礎となります。

3. 算定基礎届作成時の重要注意点：ミスを防ぐためのチェックリスト

算定基礎届の作成は、単純な報酬の集計作業だけではありません。従業員の状況によっては、特別な対応や注意が必要となるケースがあります。ここでは、特に間違いやすいポイントや、見落としがちなケースについて詳しく解説します。

3-1. 昇給・降給があった場合の注意点と月額変更届との関係

4月、5月、6月のいずれかの月に基本給や手当などの固定的賃金に変動（昇給・降給）があり、その変動によって標準報酬月額が2等級以上変わる場合は、「月額変更届（随時改定）」の提出が必要です。算定基礎届は年間の報酬を平均して標準報酬月額を決定しますが、月額変更届は固定的賃金の変動に伴う報酬の変化を速やかに反映させるための手続きです。この場合、算定基礎届の提出は不要となり、月額変更届によって決定された標準報酬月額がその年の9月から適用されます。

3-2. 残業代の扱いについて

残業代（時間外手当）は、報酬として算定基礎届の算定対象に含まれます。たとえ毎月の残業時間が変動し、それに伴い残業代も変動する「非固定的賃金」であっても、4月、5月、6月に支払われた残業代はすべて報酬として含めて集計する必要があります。残業代は社会保険料の計算に大きく影響するため、正確に計上することが重要です。

3-3. 賞与の扱い：標準報酬月額への影響

賞与（ボーナス）の扱いは、その支給回数によって異なります。

年3回以下の賞与: 算定基礎届の報酬には含めず、別途「賞与支払届」を提出し、「標準賞与額」として社会保険料が計算されます。
年4回以上の賞与: 年4回以上支給される賞与は、毎月の報酬とみなされ、算定基礎届の報酬に含めて計算し、標準報酬月額を決定します。

3-4. 産前産後休業・育児休業からの復帰者がいる場合の注意点

産前産後休業や育児休業から復帰した従業員は、休業前と復帰後で業務内容や勤務時間、それに伴う報酬額が大きく変わることがあります。この場合、通常の算定基礎届ではなく、「育児休業等終了時報酬月額変更届」や「産前産後休業終了時報酬月額変更届」を提出することで、実態に合った標準報酬月額に速やかに見直すことができます。これにより、従業員の社会保険料負担の適正化が図られます。

3-5. その他の報酬に関する注意点（役職手当、通勤手当など）

基本給以外にも様々な手当がありますが、それらが報酬に含まれるかどうかの判断は慎重に行う必要があります。

役職手当、職務手当: 労働の対価として支給されるため、報酬に含まれます。
通勤手当: 実費弁償的な性格を持つものの、健康保険・厚生年金保険においては報酬に含まれます。ただし、労働保険（雇用保険・労災保険）では算定対象外となる点に注意が必要です。
住宅手当、家族手当: 労働の対価として支給されるため、報酬に含まれます。
慶弔見舞金、出張旅費: 福利厚生的な性格が強く、実費弁償的なものは報酬には含まれません。

報酬の範囲については、曖昧な判断をせず、疑問があれば日本年金機構のウェブサイトで確認するか、社会保険労務士などの専門家に相談するようにしましょう。

4. 算定基礎届の提出方法：郵送、電子申請、窓口提出の比較

算定基礎届の提出方法は、主に「郵送」「電子申請」「窓口提出」の3種類があります。それぞれの方法にはメリット・デメリットがあるため、自社の状況や利便性に合わせて選択することが重要です。

方法	メリット	デメリット	注意点
郵送	比較的簡単、特別な準備が不要	郵便事故のリスク、到着確認に時間がかかる	提出期限に余裕を持つ、簡易書留が推奨される
電子申請（e-Gov）	24時間いつでも申請可能、処理状況の確認が容易、添付書類の省略	事前の電子証明書取得やシステム登録が必要、初期設定に手間がかかる	マイナンバーカードまたは商業登記電子証明書が必要
窓口提出	不明点を直接質問できる、その場で書類の確認・修正が可能	窓口の開庁時間に限定される、待ち時間が発生する	事業所の所在地を管轄する年金事務所

郵送による提出

最も一般的な提出方法が郵送です。書類を作成し、管轄の年金事務所へ送付します。

メリット:

特別な機器や事前準備が不要で、比較的簡単に提出できます。

デメリット:

郵便事故のリスクや、提出期限直前に送付すると間に合わない可能性があります。

注意点:

提出期限に余裕を持って送付しましょう。 7月10日必着のため、数日前に投函することをおすすめします。
簡易書留など、追跡可能な方法での送付を検討しましょう。 万が一の郵便事故の際にも安心です。
控えが必要な場合は、返信用封筒（切手貼付）を同封し、控えの返送を依頼してください。

電子申請（e-Gov）による提出

e-Gov（電子政府の総合窓口）を利用した電子申請は、近年推奨されている提出方法です。

メリット:

24時間いつでも申請が可能で、時間や場所を選びません。
申請状況の確認が容易で、処理状況をオンラインで追跡できます。
一部の添付書類が省略できる場合があります。

デメリット:

事前に電子証明書の取得やe-Govの利用者登録、システムの初期設定が必要です。
初めて利用する場合は、初期設定に手間と時間がかかることがあります。

具体的な手順:

電子証明書の取得: マイナンバーカード（個人事業主・法人代表者など）または商業登記電子証明書（法人）が必要です。
e-Govの利用者登録: e-Govアカウントを作成します。
申請用プログラムのインストールと設定: e-Govのウェブサイトから必要なプログラムをダウンロードし、設定を行います。
算定基礎届データの作成: e-Govのウェブサイトまたは対応する給与計算ソフトでデータを作成します。
電子署名・送信: 作成したデータに電子署名を行い、e-Govを通じて提出します。

窓口への提出

年金事務所の窓口に直接書類を持参して提出する方法です。

メリット:

不明な点や記載ミスがあった場合、その場で職員に質問し、修正のアドバイスを受けることができます。
書類の不備がないか、その場で確認してもらえるため安心です。

デメリット:

年金事務所の開庁時間内に訪問する必要があります。
混雑状況によっては、待ち時間が発生することがあります。

注意点:

事業所の所在地を管轄する年金事務所の窓口で提出してください。
提出時には、事業所控え用の書類も持参し、受付印を押してもらいましょう。
念のため、事業所の所在地や名称が確認できる書類（登記事項証明書など）を持参するとスムーズです。

5. 提出を遅延・怠った場合のペナルティと影響

算定基礎届は、従業員の正確な社会保険料を決定するための重要な手続きです。これを期限内に提出しなかったり、内容に不備があったりした場合には、企業と従業員の双方にさまざまな影響が生じる可能性があります。

提出遅延・不提出による企業への影響

算定基礎届の提出を遅延したり、怠ったりした場合、企業は以下のような影響を受ける可能性があります。

社会保険料の過不足の発生: 従業員の標準報酬月額が正確に決定されないため、企業が負担する社会保険料にも過不足が生じます。後日、差額分の追徴や還付が発生し、経理処理が煩雑になる可能性があります。
事務処理の増加: 提出が遅れた場合、日本年金機構や健康保険組合からの督促や調査の対象となることがあります。これにより、企業は追加の対応や資料提出に追われ、事務処理の負担が増大します。
企業の信用失墜: 法定手続きの遅延や不履行は、企業の法令遵守意識が低いとみなされ、対外的な信用を損なう可能性があります。

従業員への影響（社会保険料の過不足、保険給付への影響）

算定基礎届の不備や遅延は、企業だけでなく従業員にも直接的な影響を及ぼします。

社会保険料の追徴または還付: 標準報酬月額が正しく決定されないと、従業員が支払う社会保険料も過少または過大になります。後日、差額分が給与から天引きされたり、還付されたりすることで、従業員の家計に予期せぬ影響を与えることがあります。
保険給付への影響: 社会保険料は、将来受け取る年金や、病気や怪我で働けなくなった際の傷病手当金、出産時の出産手当金などの給付額の計算基礎となります。標準報酬月額が実態と異なる場合、これらの保険給付額が正しく算定されず、従業員が本来受け取るべき給付額よりも少なくなってしまう可能性があります。
年金記録の不整合: 長期的に見れば、標準報酬月額の不正確さは、従業員の年金記録に影響を与え、将来の年金額が正しく反映されないリスクも考えられます。

これらの影響を避けるためにも、算定基礎届は正確かつ期限内に提出することが極めて重要です。

6. 算定基礎届作成を効率化する！給与計算ソフトと専門家（社労士）の活用

算定基礎届の作成は、従業員数が多い企業ほど煩雑になりがちです。ここでは、業務の効率化と正確性向上に役立つ給与計算ソフトの活用と、専門家である社会保険労務士への相談について解説します。

給与計算ソフトのメリット

給与計算ソフトを導入することで、算定基礎届の作成業務を大幅に効率化し、ミスのリスクを低減できます。主なメリットは以下の通りです。

自動計算機能: 4月、5月、6月の報酬データを入力すれば、自動で平均報酬月額や標準報酬月額を算出し、等級表への当てはめも行ってくれます。手作業による計算ミスをなくし、大幅な時間短縮につながります。
データ連携: 勤怠管理システムなどと連携させることで、報酬データの入力作業をさらに簡素化できます。
電子申請への対応: 多くの給与計算ソフトは、e-Govを通じた電子申請に対応しています。これにより、印刷・郵送の手間を省き、オンラインでスムーズに提出を完了させることが可能です。
法改正への対応: 制度改正があった場合でも、ソフトが自動でアップデートされるため、常に最新の法令に準拠した手続きができます。

社会保険労務士（社労士）への相談

算定基礎届に関する知識や経験が不足している場合や、特殊なケースで判断に迷う場合は、社会保険労務士（社労士）への相談を検討しましょう。社労士は社会保険に関する専門家であり、以下のようなメリットがあります。

正確なアドバイス: 報酬の定義や算定対象、特殊なケース（休職者、育児休業からの復帰者など）に関する疑問に対し、専門的な知見に基づいた正確なアドバイスを得られます。
手続き代行: 算定基礎届の作成から提出まで、一連の手続きを代行してもらうことも可能です。これにより、担当者の負担を大幅に軽減し、本業に集中できます。
法令遵守の強化: 最新の法改正情報に基づいた適切な手続きをサポートしてくれるため、法令違反のリスクを回避し、企業のコンプライアンス強化に貢献します。

社労士に相談することで、安心して算定基礎届の手続きを進めることができるでしょう。

7. 2026年の算定基礎届に関する最新情報と確認方法

7-1. 法改正の有無と確認すべき情報源

社会保険制度は、社会情勢の変化に応じて定期的に見直しが行われることがあります。算定基礎届に関する基本的な考え方や手続きに大きな変更が加えられることは稀ですが、標準報酬月額の等級表の改定や、特定の報酬の扱いに関する細かな通達が出される可能性は常にあります。

人事担当者として、常に最新の情報を把握しておくことは、法令遵守と正確な手続きのために不可欠です。最も信頼できる情報源は、厚生労働省や日本年金機構の公式発表です。特に、算定基礎届の提出時期が近づく5月から6月にかけては、これらの機関のウェブサイトを定期的に確認し、最新情報に注意を払うようにしましょう。